10 ноября 2010 г.



Эффективные письма, часть 1: как сделать так, чтобы ваши письма читали

Решил собрать воедино все известные мне рекомендации по написанию эффективных электронных писем. Удобно, знаете ли, иметь под рукой справочник-сборник полезных советов - в голове всего не удержишь. Думаю, что все осознают важность этого канала коммуникаций в повседневной работе, особенно в отрасли разработки ПО. Поэтому эти рассуждения оставим за скобками и обратимся непосредственно к рекомендациям. Отмечу только, что они скорее направлены на внутреннюю переписку, нежели на коммуникацию с заказчиком.

В этом посте я постарался собрать советы, которые помогают сделать так, чтобы ваши письма читали. Это будет часть первая. Однако, эффективным письмо становится не когда его прочитали. Только если вслед за прочтением последовали какие-то действия, какая-то реакция получателя, которой вы добивались, письмо можно считать выполнившим свое предназначение. Об этом во второй части.


Тема письма (Subject)

Во-первых, тема должна быть. Абсолютное большинство людей это понимает, но иногда нас преследует пресловутый человеческий фактор. Проверяйте дважды, заполнено ли поле с темой письма. А лучше запретите отправку писем с пустой темой в вашем почтовом клиенте.

Во-вторых, внимательно подходите к содержанию темы. Желательно, чтобы сразу было понятно о чем будет идти речь в теле письма. Также способствует прочтению указание ожидаемого действия (прислать отчет за октябрь) и срочности (до 15-00 пятницы). 

Чтобы сократить размер темы, вместо полного описания действия можно использовать ключи, например: AR - Action Required, FIY - For Your Information и т.п. В компании, где я работаю, принято помечать письма развлекательного характера (корпоративы, интересные ссылки) ключом nowork. Конечно же, набор ключей должен быть хорошо известен всем участникам переписки. А еще по ключам можно настроить фильтры в почтовом клиенте для автоматической сортировки писем по разным папкам.

Принцип перевернутой пирамиды

Отлично известен любому журналисту. Якоб Нильсен, всемирно известный эксперт в области юзабилити, уже давно призывал к написанию текстов для веб с помощью этого простого и очень эффективного принципа. Итак, вкратце, в чем он состоит.

В отличие от классической структуры статей (не знаю, пишет ли так еще хоть кто-нибудь) вместо последовательных введения, кульминации и подведения итогов, принцип перевернутой пирамиды предлагает начинать сразу с кульминации, с самого важного. Таким образом, цель данного метода - «зацепить» внимание читателя. Если начало письма покажется получателю интересной, велика вероятность, что он прочитает его до конца. Кроме того, тем самым вы экономите время получателей ваших писем - человек сразу сможет принять решение что сделать с письмом. Нужно ли отвечать сразу или можно сделать это позже. А может быть, если это письмо с пометкой FYI, на него вообще можно не отвечать.

Оформление тела письма

Что воспринимается лучше: единый блок текста в 25 строк или несколько абзацев в 5-6 строк? Думаю, ответ очевиден. «Спрятать» самое интересное посреди монолитного блока текста - самый верны способ сделать так, чтобы больше ваши письма никто никогда не читал. А если и читал, то вспоминал всех ваших родственников до седьмого колена. Потратьте пару минут на обдумывание визуальной структуры письма - грамотное форматирование не потребует больших усилий.
  • разбивайте текст на абзацы по 5-6 строк, желательно чтобы каждый из них представлял законченную мысль
  • разделяйте абзацы пустыми строками
  • вставляйте подзаголовки внутри письма (можно кричащие - еще один способ привлечь внимание, особенно если письмо длинное)
  • используйте визуальные средства (но не переусердствуйте!): списки с буллетами, диаграммы, цвет и стиль текста, иногда помогает просто привлекательная картинка
Содержание письма

Каким бы ни было содержание письма, нужно стараться сделать его максимально простым для восприятия. Не нужно соревноваться со Львом Николаевичем Толстым в написании сложных предложений на несколько страниц. Достаточно простых предложений. Без сложных мегадеепричастных оборотов. И без огромных перечислений. Совсем.

Очень хорошо, если вам удастся сделать письмо интересным и, может быть, чуточку юморным. Небольшие шуточки, фразы из известных анекдотов или фильмов в этом помогут. А еще можно попробовать писать письма в каком-либо определенном стиле, конечно же, если это уместно. Например, стилизовать под XIX век («сударь, не соблаговолите ли вы исправить вышеозначенные ошибки, чтобы достопочтеннейший клиент получил релиз вовремя?») или обратиться к публике как капитан пиратского корабля к своей команде («Все на абордаж! Багтрэкер должен быть полностью разграблен!»).

Короче говоря, больше простоты и меньше занудства - и ваши письма будут читать. Хотя бы для того, чтобы узнать что вы придумали интересного на этот раз.

Напоминаю, что заставить прочитать ваше письмо - это даже меньше чем пол-дела. Главное - создать правильное восприятие у получателя и побудить его на действия, если это необходимо. Поэтому, не пропустите часть вторую.






Понравилось сообщение - подпишитесь на блог Подписка на блогFollow grodnosoft on Twitter




Читайте также:


Комментов: 0

Отправить комментарий